山东中医药大学档案馆简介

一、档案馆基本情况

学校1958年设立档案室,2011年4月晋升为副处级档案馆,隶属学校办公室。档案馆现有专职工作人员9人,其中高级职称1人,中级职称2人,硕士研究生以上学历5人。

档案馆现有面积510平方米,下设综合档案办公室、人事档案办公室、档案数字化办公室、阅档室、技术室。档案馆藏种类丰富,收藏山东中医药大学一个全宗的纸质档案50000余卷,照片2000余张,光盘1000余张,实物档案百余件。

2000年,档案馆达到山东省高校档案工作目标管理一级标准;2003年,获全省档案年度考核“优秀”等级;2004年,达到新标准规范省“一级档案室”;2006年9月,经山东省档案局考核,晋升为省“特级档案室”; 2010年6月,被确定为“全省高校档案工作优秀单位”;2014年,当选为山东高校档案管理专业委员会常务理事单位、副秘书长单位;2017年11月,达到“山东省档案工作科学化管理示范单位”标准。

二、工作情况概述

(一)体制机制健全,制度建设完善

学校坚持统一领导、分级管理的原则。成立以书记、校长为组长的档案工作领导小组,实行档案工作责任制,全校共有兼职档案员41人,负责按照档案馆制定的各类档案工作规范及各类档案归档范围和保管期限表做好本部门(单位)档案材料的收集、整理、立卷归档工作,形成了以学校档案馆为监督、检查、业务指导,兼职档案员各负其责的二级档案管理体制。目前,学校档案工作已经形成网络化、体系化,组织机构健全,人员配备到位,有力地推动档案工作顺利开展。

档案馆坚持依法治档,依法管档,通过制定、修订、完善各项档案制度,规范工作流程,加强归档工作监督检查,依法治档取得较好成效。根据《高等学校档案管理办法》《山东省档案条例》等法律法规,结合本校实际情况,档案馆制定了《山东中医药大学档案管理办法》《山东中医药大学重大活动档案管理办法》等一系列规章制度,做到制度上墙、上网,并编印了《山东中医药大学档案工作手册》,专兼职档案员人手一册,使档案工作有章可循,也使各部门(单位)对档案的收集、整理、移交均按照制度、流程、规范执行,实现了档案管理的制度化、规范化、科学化。

(二)档案人才队伍建设坚强有力

学校把档案队伍建设作为档案工作上台阶、上水平的关键基础,摆在首要位置。在档案工作队伍建设上,学校着眼专业化,根据工作需要,不仅机动灵活招聘人员,而且合理搭配,坚持政治素质和专业能力相结合,在提高专业技能的同时,注重职业道德和思想政治的培养,坚持干什么学什么,缺什么补什么的原则,加强档案工作人员的学习培训,使档案工作人员掌握履行岗位职责的各项技能,努力成为档案工作领域的“行家里手”。目前,学校档案馆档案队伍呈现年轻化、专业化的良好态势,使学校的档案工作充满朝气和活力。

(三)档案工作融入中医药特色

坚持特色立馆,紧紧围绕中医药特色,充分利用党和国家对中医药事业高度重视的大好契机,从文化自信的高度上,加强档案特色建设,推动档案中医药特色形成。着眼中医药文化,着力建设中医药人物档案、实物档案、科技档案、重大活动档案。已收藏我校老教授袁久荣、祝世讷、王名洲、已故国医大师张灿玾的手稿、证书、照片等,并将其他国医大师、泰山学者等列入收藏计划。同时,充分发挥兼职档案员的作用,随时收集归档,使一个个代表中医药高等教育发展具有里程碑意义的大事都以档案形式完整地收藏到档案馆里。未来,档案馆将继续征集人物档案、实物档案,尝试开展口述档案建设,丰富特色档案资源。

(四)加速信息化进程,确保档案信息安全

坚持科技兴馆,着眼未来,积极推进学校档案馆信息化建设,建设“数字档案馆”。2008年购置了政通档案管理系统,2011年正式启用,目前不仅实现了部门网上立卷,同时库存全部档案已实现授权网上全文或条目检索。按照“存量数字化,增量电子化”的档案数字化要求,档案馆自2014年开始提出纸质档案与电子档案同步归档。2016年开始进行馆藏档案数字化,现已完成2000年以后的党群行政类、本科学籍类、成教学籍类、本科新生录取名册馆藏档案的数字化工作,并已上传到档案管理系统,实现了全文检索与在线预览、打印。

为确保档案信息安全,档案馆严格执行各项规章制度,档案管理系统与互联网物理隔离,电子档案实行三套制方式存储,并即时对档案信息数据进行备份,确保档案信息安全,有效避免数据丢失。在档案库房及工作用房方面,学校档案库房、业务技术用房、阅览室、办公室相对独立。按照档案库房管理要求,配备了恒温恒湿系统、视频监控系统、密集架、消毒灭菌、自动消防系统等设施,库房达到了“九防”要求。

(五)围绕中心,服务大局

坚持有为才有位的理念,着眼学校改革发展大局,主动提供各类档案服务,充分发挥档案作用。在学校本科教学评估、中医专业认证、一流学科建设、党代会、“巡视”回头看、校史馆建设、高等教育综合改革、建校六十周年筹备工作等各类活动中,档案馆都提供了大量的佐证材料,发挥了不容忽视的独特作用,为活动顺利开展提供了有力支撑,尤其是在今年的文明校园考评中,档案馆不仅提供了180盒档案材料,还以档案形式和标准装订了支撑材料,为学校在创建省级首届文明校园取得优异成绩做出了突出贡献。另外,为毕业生出具录取、成绩、毕业等证明,为解决学校土地纠纷及基建维修问题等提供珍贵的原始资料。

以馆藏档案为基础,档案馆积极开展档案编研工作,开发整合档案信息资源。近年来,档案管理人员编研成果10余项,其中《中医药卫生政策汇编》《山东中医药大学档案工作手册》《“国医大师-张灿玾”--名家风采人物档案汇编》等获山东省档案学优秀成果奖;参与省级课题研究3项,撰写论文十余篇。

未来,山东中医药大学档案馆将始终围绕学校中心工作,发挥优势,突出特色,提升水平,加快发展,为一流学科和高水平中医药大学建设做出新的更大的贡献。



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