为进一步加强机要文件的管理，使机要工作更加制度化、规范化，本着“便于工作，利于保密”的原则，根据上级有关规定和要求，结合我校工作实际，制定本规定。

一、本规定所称机要文件是指包括一切标有密级的来文、来函、内部资料。其主要来源有3个方面，一是上级通过机要渠道投递、传送的正式文件、密码电报及其他涉密的党内通报、各类会议材料、内部刊物等，二是各级领导参加上级会议时带回的秘级文件和内部资料，三是学校内部产生的秘级文件和不宜对外公开的内部资料。

二、各部门、各单位主要负责人，是本部门、本单位机要文件管理工作的第一责任人，要以对国家秘密安全高度负责的精神，重视机要文件的管理工作，严格按照《机要文件传阅制度》、《机要文件借阅制度》、《领导干部十项保密守则》及《保密法》规定，认真履行职责，以岗位责任制为重点，确保管理严格，阅读规范，保密安全。

三、机要文件管理人员要具有较高的思想政治素质和较强的事业心和责任心；工作细致、认真、负责；严格遵守保密纪律和国家的保密法规；认真做好登记、传阅、借阅、清退等工作。做到不错、不漏、不积压，有限时要求的文、电要及时处理。

四、机要文件必须按照有关规定和要求，存放在机要室。机要文件管理人员应加强责任心，增强保密意识，严格执行文件清查制度，做到定期清点，发现问题及时报告，妥善处理。

五、机要文件均应先呈主管领导阅批，然后按批示范围进行传阅，不得延办、误办、漏传或自行扩大传阅范围。对校领导批示要求职能部门办理的文件，承办部门应及时按文件的时间缓急办理；主管领导需要有关部门立刻办理的文件，由机要人员按照领导的批示立即通知相关部门，必要时办理文件借阅手续。文件传阅、处理结束，承办部门要在文件处理单上写明处理结果，退回机要人员统一保管。

六、传阅文件要严格按照领导批示意见进行传阅。由机要文件管理人员面交阅文领导，坚持日送日取，并记录传阅、办理情况，以便掌握文件走向；文件在传阅过程中防止横传，避免文件在传阅过程中失控。

七、阅读机要文件，一般应在机要室或办公室，特殊情况可由机要管理人员送阅。阅文人收到文件后，尽量缩短文件的滞留时间。密码电报的阅批应及时，阅毕交回机要文件管理人员。因工作需要暂时留用的文件，需向文件管理人员说明并办理借阅手续。离开办公室时，将文件锁入存放秘密文件的柜子里，不得将文件带到家里、公共场所或其他不适宜的地方。

八、未经文件制发机关同意，不得擅自扩大文件的阅读和传达范围，严禁复印。参加上级召开的各类会议带回的机要文件，交机要室保存。若因工作需要留用，可办理借阅手续，用毕及时归还。

九、绝密级文件不得外借。查阅绝密级文件，须经主管领导批准，并在机要阅文室内阅读。

十、各部门订阅的内部刊物及资料，要妥善保管。领导在退休、调转前，做好机要文件及内部期刊的清退工作。

十一、机要文件的销毁由办公室负责。需销毁的没有存档价值的文件及其内部刊物及资料要登记造册，主管领导审核后，送省公文监销站销毁。任何个人不得私自销毁、留存机要文件，严禁向废品收购部门出售。

十二、对于违反本规定，造成失、泄密事件的，要根据情节轻重，给予批评教育或纪律处分，情节严重的要根据保密法规严肃处理。