第一章 总 则

第一条 为了适应学校党政工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据上级有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 山东中医药大学党政公文是学校在办学过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校的重要工具。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各部门、单位负责人要加强对本部门、单位公文处理工作的领导和检查。各部门、单位应指定专人负责公文处理工作。

第六条 学校办公室主管学校的公文处理工作，并负责指导、督查各部门、单位的公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门、单位及人员。

(三)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关部门、单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(七)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

(八)报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

(九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复。适用于答复各部门（单位）请示事项。

(十一)函。适用于与不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 学校公文一般发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

（二）发文字号。发文字号应当包括部门（单位）代字、年份、序号。联合行文，只标明主办部门（单位）发文字号。

（三）签发人。上行文需标识签发人姓名。

（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者学校负责人签发的日期。

（十）印章。加盖印章应与署名机关相符。

（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十四）印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。

（十五）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 排版规格

（一）公文用纸幅面采用国家标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

（二）公文字体、字号使用应规范统一。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋字。特定情况可以作适当调整。

（三）一般每页22行，每行28字。行间距用3号汉字高度的7/8，特定情况可以作适当调整。

（四）公文标题一般用2号小标宋体字，文中如有小标题，一级标题可用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三级和四级标题用3号仿宋体字。文中标题结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

（五）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要,讲求实效，注重针对性和可操作性。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第十三条 校发公文

（一）校党委公文“中共山东中医药大学委员会文件”，主要包括“校党字”、“校党任字”、“校党组字”、“校党宣字”等。“校党字”主要用于经党委会研究决定的，对上级请示报告工作，在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等；“校党任字”、“校党组字”、“校党宣字”主要用于布置工作范畴较为明确的全校性重要党务工作。

（二）校行政公文“山东中医药大学文件”，包括“校字”，主要用于对上级请示报告工作，在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等；“校聘字”、“校人字”、“校教字”、“校科字”、“校研字”、“校学字”、“校计字”、“校外字”、“校基字”、“校后字”、“校资字”等，主要用于布置工作范畴较为明确的全校性重要行政工作。

（三）校纪委公文为“中共山东中医药大学纪律检查委员会文件”（发文字号为“校纪字”）。校工会公文为“山东中医药大学工会文件”（发文字号为“校工字”）。校团委公文为“山东中医药大学团委文件”（发文字号为“校团字”）。

（四）校发函件包括“中共山东中医药大学委员会”函件（“校党函字”）、“山东中医药大学”函件（“校函字”）。

第十四条 “中共山东中医药大学委员会文件”、“山东中医药大学文件”、校发函件分别盖“中共山东中医药大学委员会”或“山东中医药大学”印章。

校发公文使用套红印刷版头，由学校办公室统一印制。学校内设机构除学校办公室和附属医院外，不得对外正式行文。

第十五条 部门单位文件

（一）学校党政职能部门、教学科研单位等在职权范围内发布一般性的工作通知，安排日常工作，向学校报告有关情况，经学校授权的其他行文事项等，加盖部门单位印章，由职能部门按照《山东中医药大学公文处理办法》的有关规定，自行办理。其主送单位一般为：“各部门、单位”或“各有关单位”，如需报送学校领导的，应注明抄报。

（二）部门单位文件，参照本办法执行；公文发文文号、版头须经校党委、行政核定后使用。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

第十七条 属于学校党委、行政职能部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或部门之间联合行文。联合行文应当明确主办部门（单位）。

第十八条 职能部门对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

第十九条 学校行政部门和二级单位的重要行文，应当同时抄送学校领导及相关的职能部门。

第二十条 “请示”应当一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第五章 公文拟制

第二十一条 公文拟制包括起草、审核、签发等程序。

第二十二条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现学校意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）校发公文由办公室负责组织起草，重要公文应当由校领导亲自组织起草。各部门、单位如需以校发公文行文，应负责起草文稿，并认真填写“中共山东中医药大学委员会文件稿纸”、“山东中医药大学文件稿纸”封面，经部门或单位主要负责人审阅签字，送交办公室审核。

第二十三条 公文文稿签发前，应当由办公室文秘科进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现学校意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十四条 办公室对不符合要求的文稿，退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送；办公室对文稿审核并签字后，才可送交学校领导签发；未经办公室审核的公文文稿，不得直接送学校领导；不按照程序报送的，学校领导不予受理，退有关部门按照程序办理。

第二十五条 签发

校发文件分别由党委书记、校长或授权的分管副书记、副校长签发。“请示”等需注明签发人的上行文分别由党委书记或校长签发。“中共山东中医药大学委员会办公室文件”、“山东中医药大学办公室文件”分别由分管校领导签发，或经授权由办公室主任签发。

第六章 公文办理

第二十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十七条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。经初审不属学校工作的，应当及时向来文单位说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报相关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文学校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十九条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。

第七章 公文管理

第三十条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十一条 上级机关公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经校领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十二条 通过校报等媒体公开发布的公文，必须经校领导或办公室批准。经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。

第三十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学校或复印部门、单位证明章。

第三十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经党办校办负责人批准，可以销毁。

第三十五条 销毁秘密公文，必须按有关保密规定办理。

第三十六条 公文的撤销和废止，由学校研究决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十七条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十八条 新设立的部门应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，部门合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章 公文印制

第三十九条 所有校发公文一律交办公室印制。

（一）文件经校领导签发后，须同时提交文件电子稿（一律使用WORD格式），由办公室文印室按规定格式和时限要求印制。

（二）文印室接到文稿后应作登记，区分急缓情况，及时打印，遇有急件要加班按时完成印制任务。

（三）打好的清样，由起草部门（单位）校对。改动较大的要打出第二份清样再行校对。校对人应在校对稿上签字以示负责。凡未经办公室安排打印的文稿一律不能打印。

（四）制版。公文印制要保证质量，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不得超过1mm。

（五）印刷。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（六）装订。公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

（七）校发公文由办公室负责登记、用印、分送或封发。底稿和正本3份由办公室负责保管。校内部门、单位发文，底稿和正本由发文部门（单位）负责保管。

第四十条 办公室负责网络办公自动化系统的校级公文发布。校发公文一般在学校网络办公自动化系统上发布，不再发纸质公文，纸质公文仅作存档所用。部门、单位的公文由主办部门、单位自行制发。

第九章 附 则

第四十一条 电子文件的管理，依据国家有关规定执行。

第四十二条 本办法自发行之日起施行，以往有关公文处理规定同时停止执行。

第四十三条 本办法适用于学校一级的公文处理，各部门、单位和附属医院的公文处理，参照本办法执行。

第四十四条 本办法由办公室负责解释。