校办字[2018]1号
为推进学校档案资源建设，加强档案管理工作，切实将档案的收集和管理纳入规范化、法制化轨道，更好地为学校教学、科研及管理工作服务，根据《高等学校档案管理办法》和《山东中医药大学档案管理办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法：
一、考核标准
（一）加强组织领导（占10%）
1．档案工作纳入部门（单位）工作议程，列入工作计划和总结。
2．部门（单位）明确一位负责人分管档案工作，将档案工作纳入分管负责人的岗位职责。
3．部门（单位）负责人能及时研究、解决本部门（单位）档案工作中出现的问题。
（二）明确档案员职责（占10%）
1．部门（单位）应至少配备一名兼职档案员，负责本部门（单位）档案的收集、整理和移交工作。如有人员调整，必须及时补充，同时将名单报档案馆备案。
2．部门（单位）应将档案工作明确纳入兼职档案员的岗位职责。
3．部门（单位）应有专人管理文件，能做到平时积累。
4．建立健全本部门（单位）的档案工作制度，档案工作分管负责人和兼职档案员认真参加档案工作会议和业务培训，掌握立卷归档流程和办法。
（三）立卷归档及移交（占35%）
1．严格实行档案材料形成部门（单位）、课题组立卷的归档制度，立卷后由各部门（单位）兼职档案员检查合格后按时向档案馆移交，并随档案一并移交《立卷归档情况说明书》。
2.立卷归档做到应归尽归。认真执行部门(单位)立卷制度，及时收集教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、本部门(单位)和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，对照应归档案清单，做到应归尽归。
3．按时移交本单位产生的各类档案。归档时间分别如下：
（1）党群、行政、教学、仪器设备、科研（综合）类档案及凡能按年度归档的档案，应按每年发布的立卷归档通知上的时间安排归档。
（2）研究生学籍档案应在毕业学年的暑假前归档。
（3）科研（项目）类档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。
（4）基建类档案应在工程项目竣工交付使用后六个月内归档。
（5）校内各种较大规模活动和意义重大事件所形成的各类重大活动档案应根据《山东中医药大学重大活动档案管理办法》规定执行。
（四）案卷质量合格（占35%）
1.归档文件齐全完整。按照归档范围，把应归档的文件材料收集齐全。发文有定稿、印本，重要文件有历次修改稿;需办理的文件有办理结果;请示有批复，电话或口头答应的，在请示文件上有注明;照片应有底片(或电子版)和文字说明。
2.组卷合理。按照文件材料的自然形成规律保持彼此之间的有机联系，采取以问题特征为主结合其它特征组卷的方法。文件按年度分开立卷;党、政文件分开立卷;上级来文与本校文件分开立卷。
3.保管期限划分准确。根据《山东中医药大学档案归档范围和保管期限表》准确划分案卷的保管期限。
4.卷内文件排列正确。卷内文件按作者、时间、问题、重要程度等方法进行系统排列。同一文件印本在前、定稿在后;请示与批复，批复在前，请示在后;案件卷，结论、判决在前，旁证材料在后。
5.案卷标题简明确切、结构完整。案卷标题要准确括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，文字通顺，合乎语法，体式一致，简称通用，文字不要过长，最多不超过五十个字。
6.编页号、填目录规范。凡有文字的页面均需编号，正面编在右下角;背面编在左下角。“卷内目录”要逐项填写，卷末附备考表，写清卷内需要说明的问题。立卷人、检查人签名。
7.装订结实美观。装订要求:不压字，不脱页;去掉金属物，修补好残破文件;卷内文件应与卷皮底边取齐;文件不得露出卷皮外;采用三孔一线的方法装订。
(五)电子档案(占10%)
1.立卷部门(单位)生成材料应当有电子文件，并与纸质档案同存。
2.本年度立券归档材料录入档案管理系统并上传电子文件原文。
二、考核方式
（一）档案管理部门根据本办法验收、考核立卷部门（单位）档案工作，先由各立卷部门（单位）填写《山东中医药大学档案管理工作检查评分表》自行打分并签字，交档案馆复核，汇总。
（二）由档案工作领导小组成员组成考核小组，按本办法规定的指标予以评分考核并签字。
（三）考核结果报档案工作领导小组审核，并作为各部门(单位)及中层领导班子年终考核的参考依据。
（四）每年进行一次评比表彰活动。学校档案工作领导小组根据考核结果，结合立卷部门(单位)工作实际，评定出全校的档案工作先进单位及优秀个人。
三、考核对象和项目
(一)考核对象:
各立卷归档部门(单位)及档案工作分管负责人、兼职档案员。
(二)评选项目:
1.学校档案工作先进单位，占全校立卷各归档部门(单位)总数的 30%。
2.学校档案工作优秀个人，占全校立卷归档部门(单位)分管领导和兼职档案员总数的30%。
四、考核时间
学校档案工作先进集体和优秀个人评比，安排在每年学校年度考核前的11月份进行，具体事宜另行通知。
五、本办法由学校档案馆负责解释
山东中医药大学档案工作考核评分表
被考核单位签章： 填表日期： 年 月 日
考核 项目 |
考 核 内 容 |
分 数 |
评 分 细 则 |
自评 得分 |
复核 得分 |
（一） 加强组织领导
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档案工作纳入部门(单位)工作议程，列入工作计划和总结,部门（单位）负责人为第一责任人；明确有一名负责人分管档案工作；能及时研究解决本部门（单位）档案工作中出现的问题。 |
6分 |
（1）档案工作列入本部门（单位）计划和总结2分； （2）有明确分管负责人2分； （3）能及时解决本部门（单位）档案工作中出现问题2分。 |
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实行“四同步”管理，部门（单位）负责人把档案工作列入议事日程，在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。 |
4分 |
实行“四同步”管理，部门负责人把档案工作列入议事日程，在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作4分。 |
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（二） 责任人员落实
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按需要配备至少一名兼职档案员，并将档案工作纳入其岗位职责，负责本部门（单位）的立卷归档工作；人员队伍相对稳定，人员变换能及时补充，不影响归档；能及时将调整结果报档案馆备案。 |
5分 |
（1）配有兼职档案员2分； （2）将档案工作纳入兼职档案员职责1分； （3）人员队伍相对稳定，人员变换能及时补充，不影响归档1分； （4）及时将调整结果报档案馆备案1分。 |
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积极配合学校档案工作，认真参加学校档案馆组织的会议和业务培训等活动。 |
5分 |
（1）准时参加档案工作会议2分； （2）按时填写考核评分表3分。 |
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（三） 立卷归档移交 |
严格实行档案材料形成部门（单位）、课题组立卷的归档制度，立卷后由各部门（单位）兼职档案员检查合格后按时向档案馆移交，并随档案一并移交《立卷归档情况说明书》。 |
5分 |
按规定一并移交了《立卷归档情况说明书》，且签字、盖章完整，内容准确，5分。 |
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立卷归档做到应归尽归。认真执行部门（单位）立卷制度，及时收集教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、本部门（单位）和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，对照应归档案清单，做到应归尽归。 |
20分 |
对照应归档案清单，归档率达到100%得20分，90%以上得15分，80%以上得10分，70%以上得5分， 70%以下得0分。
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按时移交本单位产生的各类档案,归档时间分别如下： （1）党群、行政、教学、仪器设备、科研（综合）类档案及凡能按年度归档的档案，应按每年发布的立卷归档通知上的时间安排归档； （2）研究生学籍档案应在毕业学年的暑假前归档； （3）科研（项目）类档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档； （4）基建类档案应在工程项目竣工交付使用后六个月内归档； （5）校内各种较大规模活动和意义重大事件所形成的各类重大活动档案应根据《山东中医药大学重大活动档案管理办法》规定执行。
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10分 |
按规定时间移交各类档案10分。 |
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（四） 案卷 质量 标准
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归档文件齐全完整。按照归档范围，把应归档的文件材料收集齐全。发文有定稿、印本，重要文件有历次修改稿；需办理的文件有办理结果；请示有批复，电话或口头答应的，在请示文件上有注明；照片应有底片（或电子版）和文字说明。 |
5分
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归档文件齐全完整得5分。 应归档文件材料不齐全完整的，每项扣1分，总扣分不超过5分。 |
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组卷合理。按照文件材料的自然形成规律保持彼此之间的有机联系，采取以问题特征为主结合其它特征组卷的方法。文件按年度分开立卷；党、政文件分开立卷；上级来文与本校文件分开立卷。 |
5分 |
组卷合理得5分。 未按规定组卷，组卷不合理，每处扣1分，总扣分不超过5分。 |
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保管期限划分准确。根据《山东中医药大学档案归档范围和保管期限表》准确划分案卷的保管期限。
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5分
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保管期限划分准确得5分。 案卷保管期限判定不准确，每处扣1分，总扣分不超过5分。 |
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卷内文件排列正确。卷内文件按作者、时间、问题、重要程度等方法进行系统排列。同一文件印本在前、定稿在后；请示与批复，批复在前，请示在后；案件卷，结论、判决在前，旁证材料在后。 |
5分 |
卷内文件排列正确得5分。 卷内文件排列不正确，每处扣1分，总扣分不超过5分。 |
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案卷标题简明确切、结构完整。案卷标题要准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），文字通顺，合乎语法，体式一致，简称通用，文字不要过长，最多不超过五十个字。
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5分 |
案卷标题简明确切、结构完整得5分。 案卷标题不能准确反映文件内容，每处扣1分；结构不完整、要素不全，每处扣1分；超过50个字，每处扣1分。总扣分不超过5分。 |
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编页号、填目录规范。凡有文字的页面均需编号，正面编在右下角；背面编在左下角。“卷内目录”要逐项填写，卷末附备 考表，写清卷内需要说明的问题。立卷人、检查人签名。
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5分 |
编页号、填目录规范得5分。 未编号，每处扣1分；编号位置不正确，每处扣1分；“卷内目录”缺一项，每处扣1分；备考表无签名，每处扣1分。总扣分不超过5分。 |
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装订结实美观。装订要求：不压字，不脱页；去掉金属物，修补好残破文件；卷内文件应与卷皮底边取齐；文件不得露出卷皮外；采用三孔一线的方法装订。 |
5分 |
装订结实美观得5分。 压字，脱页，每处扣1分；有金属物，每处扣0.5分；残破文件未修补，每处扣0.5分；卷内文件未与卷皮底边取齐，每处扣1分；文件露出卷皮外，每处扣1分；未采用三孔一线的方法装订，每处扣1分。总扣分不超过5分。
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（五） 电 子 文 档 |
立卷部门（单位）生成材料必须有电子文档，并与纸质档案同存；本年度立卷归档材料录入档案管理系统并上传电子文档原文。
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10分
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（1）纸质文档与电子文档同存5分； （2）本年度归档案卷、文件录入档案管理系统5分。 |
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