山东中医药大学校长办公室文件
校办字〔2017〕2号
关于印发《山东中医药大学
实物档案管理办法》的通知
各部门、各单位：
《山东中医药大学实物档案管理办法》经学校研究通过，现予以印发，请遵照执行。
山东中医药大学办公室
2017年6月1日
山东中医药大学实物档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学校档案工作，维护学校历史真实面貌，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等有关法律法规，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称的实物档案，是指学校在教学、科研、管理以及对外交流等各项活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，具有保存和利用价值的特定物品。如荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗、礼品、纪念品、印信、名人题词（字画）等，以及在学校发展历程中有纪念意义的物品等。
第三条 实物档案是学校档案资源的重要组成部分，具有原始性、直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的成绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。按照国家有关规定，实物档案必须实行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第四条 学校档案馆负责各类实物档案的接收征集和统一管理工作。
第二章 实物档案的归档
第五条 归档范围和保管期限：
（一）荣誉类实物档案：学校在各项活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）印信类实物档案。学校及其下属机构变更、撤销或合并失效的印章，主要包括经公安机关审批后制作的钢印、铜印、胶印、木印等。
（三）校史类实物档案：建校以来使用过的校牌、匾额、碑石（文）等；学校不同时期的信笺、信封、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等（样品）；学校在重大活动中制作的纪念品等；有收藏价值的教学科研设备设施等。
（四）题词类实物档案：中央、省、市领导及社会知名人士（有一定社会影响的人物）为学校书写的题词、赠送的字画等。
（五）礼品类实物档案：学校在校庆、国内外校际交往等活动中收到（收受）的其他院校及有关单位、校友、国际友人等赠送给学校的礼品，如特制的纪念品、工艺品等。
（六）历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。
（七）其他具有保存价值的实物材料。
（八）实物档案的保管期限原则上应永久保存。
第六条 归档要求：
（一）学校各部门、各单位兼职档案员应根据实物档案归档范围定期做好实物档案的收集和征集工作。
（二）各部门、各单位在档案馆的业务指导下，对收集、征集来的实物档案进行分类整理、编制移交清册或目录。荣誉类实物档案应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；印信类实物档案应附印模一式两份；题词类和礼品类实物档案应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人等。
（三）实物档案向档案馆移交时，交接双方按移交清册或目录进行清点，核实无误后双方在移交清册或目录上签字确认，各执一份存查。实物档案移交时还应对每一实物档案进行拍照，相册对应实物编号保存。
（四）当年形成的各类实物类档案的归档工作原则上应在次年6月底前完成。由于特殊原因不能按时归档的，应先将实物档案进行登记编号后，由暂存部门向档案馆办理借用手续，但暂存时间不得超过半年。
第三章 实物档案的保管与利用
第七条 保管与利用：
（一）实物档案必须有序存放、安全保管；应制作相应的标牌、标签，并编制检索工具，以方便查找利用；档案馆应努力改善实物档案的展示设施与条件，以更好地发挥其作用。
（二）实物档案原则上只针对部门、单位利用，借用部门、单位须开具批签单并说明理由，经由借用部门、单位负责人及档案馆负责人批签后方可借用, 时间不得超过半年。实物档案借用应当严格办理登记手续，借出档案，应当按期归还。
第四章 附 则
第八条 本办法则由学校档案馆负责解释。
第九条 本办法自公布之日起执行。
