中共山东中医药大学委员会文件
校党字〔2017〕49号
中共山东中医药大学委员会
关于印发《关于干部人事档案收集归档
的规定》的通知
各党总支、附院党委，各部门、各单位：
学校《关于干部人事档案收集归档的规定》已经学校党委研究通过，现予以印发，请结合实际，认真贯彻实施。
中共山东中医药大学委员会
2017年6月23日
中共山东中医药大学委员会
关于干部人事档案收集归档的规定
第一章 总 则
第一条 为落实从严管理干部人事档案要求，规范干部人事档案材料的收集归档工作，严格干部人事档案日常管理，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，根据《干部档案工作条例》《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》《中共山东省委组织部关于进一步从严管理干部档案的意见》规定要求，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条 干部人事档案材料收集归档，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第二章 收集范围及材料送交部门
第四条 组织部负责收集送交材料：
1.履历自传材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料，自传和属于自传性质的材料。
2.干部任免审批表及干部考察材料。
3.在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料。
4.干部试用期满考核登记表。
5.干部参加培训学习材料。
6.挂职干部考核及鉴定材料。
7.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入党政审函调材料、入党积极分子考察表、预备党员考察表；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料。
8.参加党代会代表登记表。
9.校级以上优秀党员、党务工作者审批表或获奖证书复印件。
10.领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
11.自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退决定材料；罢免材料。
12.其他需要入档的材料。
第五条 统战部负责收集送交材料
1.加入及退出民主党派材料。
2.各级人大代表、政协委员当选通知或证明材料，代表、委员简历、登记表等。
3.参加人代会、政协会代表委员登记表等。
第六条 纪委（监察处）负责收集送交材料：
1.处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料、
2.解除(变更、撤销)处分的材料。
3.检察院不起诉决定书。
4.法院刑事判决书、裁定书。
5.公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第七条 团委负责收集送交材料
1.中国共产主义青年团入团志愿书。
2.个人获校级及以上表彰奖励的有关材料。
第八条 人事处负责收集送交材料
1.在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2.教师资格认定申请表、专业技术人员聘用期满考核表。
3.授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明及业务进修有关材料。
4.评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
5.干部调动、军队复转人员安置等工作中形成的有关材料。
6.录用、聘用、解聘、辞退干部工作中形成的有关材料。
7.退休审批表。
8.更改姓名、出生日期、国籍、参加工作时间等形成的有关材料。
9.事业单位年度考核登记表。
10.享受政府特殊津贴、泰山学者审批表或文件及其他奖项审批材料。
11.毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)
12.新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；解决待遇问题的审批材料。
13.县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
14.被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业技术拔尖人才的材料。
第九条 教师发展中心负责收集送交材料
参加2个月以上培训、高访、进修的考核登记表或结业登记（鉴定）表等材料。
第十条 科研处负责收集送交材料
1.科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料。
2.创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十一条 研究生处负责收集送交材料
遴选博士研究生、硕士研究生导师简况表。
第十二条 国际交流合作处负责收集送交材料
1.因公出国(境)审批表、备案表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料。
2.外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
3.出国留学（研修）的结业证书复印件。
第十三条 审计处负责收集送交材料
经济责任审计结果报告。
第十四条 后勤管理处负责收集送交材料
1.录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；
2.工伤致残诊断书，确定致残等级的材料，非正常死亡调
查报告等材料。
第十五条 其他部门单位如形成有价值材料，及时收集送交档案馆。
第三章 收集归档要求
第十六条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定及时、准确、完整、规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求将材料送交组织（人事）部门审核把关后，由干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。对绕过学校组织（人事）部门送交的个人档案材料，档案馆一律不予接收。
第十七条 档案馆、组织部、纪委、人事处应当建立协调联系制度，共同研究解决干部人事档案管理中的薄弱环节和突出问题，制定完善相关措施，进一步创新干部人事档案管理的方法和手段，不断提高管档工作水平。
第十八条 干部人事档案管理部门要及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第十九条 干部人事档案管理部门要认真落实业务把关责任，严把“入口关”，坚持从严管档，逐份逐页严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。要实行干部档案问题清单交接制度，对档案中涂改、缺少材料情况以及其他需说明的问题逐一清点,列出清单,填入《干部档案交接单》,经转出、接收双方签字确认后存入档案,以厘清前后管档单位责任。
第二十条 干部人事档案管理部门对拟存档材料要认真鉴别，严禁接收涂改、涉嫌造假或来历不明的材料。干部日常管理工作中形成的任免、考核、工资、奖惩等材料,重点审核材料的完整性,看签字、盖章是否齐全、材料内容是否完整、手续是否完备等；新取得的学历学位材料,重点审核材料的真实有效性,要通过一定方式进行验证,确认无误后方可存档；对送交存档的早期形成的档案材料或补办材料,特别是《入团志愿书》、入伍或招工录用等政审表、高中学籍等材料,要弄清楚材料来源,必要时委托具有鉴定资质的机构进行技术鉴定,以确保材料真实性。
第二十一条 组织（人事）部门要认真落实档案使用把关责任，发现干部档案涂改造假、重要信息记载不一致等问题，要立即报告、认真核实、及时处理。
第二十二条 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第二十三条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。
第二十四条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或学校组织（人事）部门公章。
第二十五条 干部人事档案材料的载体使用标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
第二十六条 符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，三个月内整理归档。
第四章 纪律和监督
第二十七条 组织（人事）、档案管理部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
第二十八条 在干部人事档案材料收集归档中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人要自觉讲诚信、懂规矩，严格执行本规定，并遵守以下纪律：
（一）严禁以任何借口涂改、伪造档案材料，严禁在干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份 (简称“三龄二历一身份”)等方面弄虚作假。
（二）严禁将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
（三）严禁将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
（四）严禁将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
（五）严禁私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第二十九条 在干部人事档案日常管理中，要认真落实中央和省委有关规定，严明组织人事纪律，进一步加强干部档案从严管理工作。
（一）干部人事档案管理部门要严格审核档案材料接收、查借阅、转递、保管等重点环节，做到全程把关、不留死角。
（二）干部人事档案使用部门严格遵守查借阅纪律，严禁在查借阅过程中涂改、抽取、撤换、添加档案材料，借阅的档案要妥善管理，严禁擅自转借。干部人事档案管理部门要严格查借阅审批手续，对查借阅归还的档案要逐卷逐页审核。
（三）严格干部人事档案转递制度，严禁将档案邮寄或交个人自带、转递，转出干部档案应通过机要交通转递或派两名以上工作人员送取。
（四）干部人事档案管理部门要严把“保管关”，严格执行干部人事档案保管使用回避制度。要注意维护档案材料历史原貌,确需更正的重要内容可形成书面说明存档备查。集中整理或审核干部人事档案时,替换下的旧档案目录不能销毁,要作为文书资料妥善保存,以备“倒查”。
（五）加大对档案中问题的调查核实力度，认真排查风险点、做到应查必查，凡发现档案涉嫌涂改、造假的，或缺少重要原始依据材料不能真实、完整反映干部情况的，要启动调查程序，形成调查报告。调查中获得的有关原始依据材料、本人说明或检查、有关处理处分材料等，要一并归入本人档案。
第三十条 牢固树立从严管理干部档案意识，严格落实干部档案工作责任制，对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律和有关法规的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分，情节严重的移送司法机关追究法律责任。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第五章 附 则
第三十一条 本规定由学校党委组织部商人事处、档案馆负责解释。
第三十二条 本规定自下发之日起施行，2010年印发的《中共山东中医药大学委员会关于干部人事档案收集归档的暂行规定》（校党组字〔2010〕6号）同时废止。
