第一章  总  则

第一条  为了加强对学校仪器设备档案的管理，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校仪器设备档案工作规范》等有关法律法规，，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  凡是作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中,直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机资料均属仪器设备档案（以下简称“设备档案”）。设备档案实行集中统一管理，以保证设备文件材料的完整、准确、系统。

第三条  设备档案工作是学校设备管理工作的重要内容，应与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作环节紧密结合，实现设备管理工作与建档工作的“四同步”，即：设备项目计划下达同时提出归档要求、检查计划实施同时检查所形成的文件材料的积累情况、设备项目审计同时鉴定文件材料的符合性、设备项目竣工验收前完成设备档案验收。

第二章  职责分工

第四条 党委办公室（学校办公室） 档案馆（以下简称“档案馆”）、设备处、设备使用部门（单位）共同构成设备档案工作系统，互相配合完成设备档案管理工作。

第五条  档案馆负责指导、监督、检查设备处及设备使用部门（单位）做好设备文件材料的形成、积累和整理归档，负责设备档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用。

设备处应建立、健全相关管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中，并负责监督各部门（单位）执行。负责及时收集、整理设备从申购到验收完毕、安装、调试运行过程中的管理性文件并指导设备档案的鉴定。

设备使用部门（单位）负责及时收集、整理设备的技术性文件。对设备的使用、维修、改造应留有记录，确保设备文件完整、系统、准确。

设备材料归档人员应督促技术人员形成和积累设备文件材料，并定期收集；做好设备随机文件材料的清点、整理、组卷，及时向档案馆移交归档。

第三章  归档范围

第六条  设备档案归档的主要内容包括：综合管理文件、项目审批和执行阶段的管理性文件以及具体设备在申购、验收、安装、调试、运行等环节形成的各种载体的文件材料（具体范围见附表一）。

第七条  设备档案归档的重点是仪器设备（特别是价值10万元以上的）在各个环节形成的各种载体的文件材料，包括设备采购文件、随机技术文件、使用资料等。

设备采购文件包括：申购报告，可行性论证及评审文件，上级或主管领导批复和准购批示，招投评标文件，订购合同，与厂商洽谈记录，技术商务文件，备忘录及与购置设备有关的来往信件等。设备采购文件由设备处负责归档。

随机技术文件包括：合格证，使用说明书，装箱单，附件及备件清单，进口设备的证书，安装调试、培训、测试、验收记录，随机带来的所有技术文件、图纸等。随机技术文件由仪器设备使用单位负责归档。

使用资料包括：设备验收报告，索赔资料，精密仪器设备技术档案，检修记录，使用记录，故障报告，重大事故的调查分析处理意见，在日常使用维护中产生的图纸和文件材料等。使用资料由仪器设备使用单位负责归档。

第八条 凡作为学校固定资产的价值10万元（含10万元人民币）以上的设备，其档案均需归档。价值在10万元以下的仪器设备，其档案由使用部门（单位）保存和管理。

第九条 不属于归档范围的文件材料包括：

1、上级普发（非专指高校）、不办的文件；

2、未定稿的管理性文件材料；

3、未生效的合同、协议书；

4、重分文件、校内单位发来的文件；

5、无查考价值的一般性函件；

6、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

第四章  归档要求

        第十条 设备处和设备使用单位兼职档案员负责集中管理设备文件材料。归档的文件材料应当真实准确、全面系统反映设备设备管理和仪器设备项目从申购到报废的全过程。为便于保管和利用，设备文件材料应按其自然形成顺序和有机联系排列。

第十一条 设备档案建档工作应与设备投资项目建设进程同步。从设备项目规划开始，兼职档案员应参照归档范围收集整理项目执行过程中形成的文件材料。需归档的设备文件材料，由兼职档案员按要求整理、立卷后统一归档，任何个人不得据为己有。

第十二条  归档的设备文件材料应当在设备验收完成后，由兼职档案员集中向档案馆移交。移交时，双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对。

        第十三条 归档的设备文件材料应字迹工整，图样清晰。禁止使用易褪色的书写材料和纸张书写、绘制。归档文件一般应为原件。

第十四条 档案验收是设备投资建设项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的，原则上不得进行或者通过设备投资建设项目竣工验收。

第五章 管理与利用

       第十五条 档案馆对已接收的设备档案进行整理、编目、归档。设备档案应排列有序，便于查找和利用。

 第十六条 档案馆应统一保管设备电子档案。随机光(U)盘，不能与纸介质档案同卷混放，应按保管要求单独存放。  

 第十七条 凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续。经常使用的设备使用说明书等随机技术文件，在办理归档手续后，设备使用单位可以短期借用。

第十八条 对借出设备档案，档案馆应定期催还（期限一般为一个月），发现损坏或丢失的，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定处理。

第十九条  设备处应将每年报废的仪器设备清单及时向档案馆归档移交，由档案馆列出所报废仪器设备的随机文件资料销毁清册，经仪器设备使用单位及设备处与实验室管理中心负责人同意，报分管校领导批签后，由销毁人、监销人共同销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册应作为档案永久保存。

第六章  附  则

第二十条 本办法由档案馆负责解释。

第二十一条 本办法自公布之日起施行。

附件：

一、山东中医药大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表

附件一：

山东中医药大学仪器设备类档案归档范围

和保管期限表