第一章  总  则

第一条 为了加强学校基建档案管理工作，充分发挥基建档案在学校建设与发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等有关法律法规，结合我校具体情况，制定本办法。

第二条 基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证，是在基本建设管理和基本建设工程项目（包括新建、改建、扩建及维修与装饰等）活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。

第三条 党委办公室（学校办公室）档案馆（以下简称“档案馆”）负责对基建档案实行集中统一管理，确保学校基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 基建文件材材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，应当纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行。

 第二章  归档范围

 第五条 基本建设项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、声像、电子文件都应归档保存。

 第六条 基建档案归档的主要内容：综合管理文件、可行性研究文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、检测文件、竣工验收文件及其他文件材料。

工程项目建设各个阶段形成的不同载体、文件材料，包括竣工图在内的全套图纸。(具体归档范围详见“附件一”)

第三章　归档要求

第七条 学校在与有关单位签订基建工程勘察、设计、施工、监理、检测及大型设备购置等合同时，应设立专门条款，明确其提交相应文件材料归档的义务。否则，应在合同中约定责任追究条款。

第八条 归档文件材料，应当遵循其自然形成规律，真实记录和准确反映基建管理和项目建设的全过程，确保完整、准确、系统，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。

第九条  归档文件材料应格式统一，蓝图规格应当符合国家标准，底图格式应按国家制图标准绘制，字迹工整，图像清晰。

第十条  归档文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十一条  归档文件一般应为原件，特殊情况复印件也可归档保存。

第十二条  基建项目审计中形成的文件材料由基建处负责收集、整理，并向档案馆移交。

第十三条  为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中，工程发生变更时，应当填写更改通知单或重新出图。

  第四章 形成与归档

第十四条 基建档案建档工作要与基建项目建设进程同步。基建项目在立项的同时就应落实有关人员，参照归档范围，及时对归档文件材料进行积累和审查。

第十五条  基建档案归档工作实行分工负责制。基建处负责新建项目文件材料的收集整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。改建、扩建及维修责任部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料的收集整理。凡需归档的基建文件材料，应当按时移交本部门兼职档案员统一归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。

第十六条  基建档案应当按时归档。基建档案应当在工程项目竣工三个月之内，由兼职档案员按项目集中向档案馆移交归档。归档时，双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。并填写归档移交清单，一式二份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。

第十七条  基建档案归档时，由基建处等部门按单项工程编制《基建项目档案形成说明书》（具体内容详见“附件二”）。

第十八条 档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的，原则上不得进行或者通过基建项目竣工验收。

第五章　管理与利用

第十九条 档案馆应对接收进馆的基建档案进行分类、编目，装盒入库，妥善保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第二十条 查阅利用基建档案，应按规定办理查阅登记手续。归档资料一般不外借，确须借出时，应经部门负责人及党委办公室（学校办公室）负责人批签后方可办理借出手续，并应在规定期限内归还，同时作好借阅登记（注明借阅人姓名、单位、联系电话等）手续。

第二十一条 基建档案原件只有一套，原则一般不外借。如需借出，应在规定期限内归还。造成基建档案丢失的，将予以追究当事人责任。

第二十二条  对所借档案资料，要妥善保护，不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、污损，借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。

第二十三条  对所借还档案资料，档案管理人员应在清点、检查和验收无误后方可归档；否则，应及时查明原因，并上报相关领导。

第二十四条 对所借还档案资料过期不还者，档案管理人员应当进行催还，对故意不还者，应上报给相关领导予以解决。

第二十五条 档案馆应按有关规定确定档案资料密级及保管期限，经鉴定需销毁的档案资料，应当编造销毁清册，经分管领导批签后方可销毁。

第六章　附  则

第二十六条 本办法由档案馆负责解释。

第二十七条 本办法自公布之日起施行。

附件：

一、山东中医药大学基建档案归档范围和保管期限表

二、基建项目档案形成说明书

附件一：

山东中医药大学基本建设类档案归档范围和保管期限表

附件二：