第一章 总 则

第一条 为了进一步加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥学校档案在办学中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《山东省档案工作条例》、《高校档案实体分类法与高校档案工作规范》等有关法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 高等学校档案是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是高等学校重要的基础性工作，要把档案工作纳入学校整体发展规划，做到“三纳入”（即纳入学校工作规划和计划、纳入各类人员职责范围、纳入各项工作管理制度），“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作，同时布置、检查、总结、验收档案工作）管理。

第四条 学校档案工作由学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。山东中医药大学档案工作领导小组具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第五条 我校档案工作接受上级教育行政部门的领导，同时接受上级档案行政部门的业务指导、监督与检查。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 山东中医药大学档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构。对需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管，分室是档案馆的分支机构，受档案馆馆长领导。档案分室由所在部门配员负责管理，并定期向档案馆移交档案。

第七条 各部门、各单位必须有一名负责人分管该单位的档案工作，其职责是：

（一）根据学校对档案的要求，对本部门、本单位档案工作实行“四同步”管理：一是在制定工作计划，下达工作任务时，同时提出文件材料的归档要求；二是检查计划进度时，同时检查文件材料的形成情况；三是总结工作、评审和鉴定成果时，同时验收和鉴定工作过程中形成的档案材料是否收集完整并符合归档要求，总结评估档案工作完成情况；四是对工作人员考核奖评时，把档案工作完成情况作为重要内容；

（二）支持、帮助专（兼）职档案员从事本部门档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作；

（三）对本部门档案的立卷质量和按期归档全面负责；

（四）参加学校有关档案业务的会议和其他活动。

第八条 各部门、各单位的专、兼职档案人员在各部门分管领导支持下开展工作，同时接受学校档案馆的检查和指导。其职责是：

（一）具体承担本部门档案的收集整理和立卷归档，并负责办理最后归档手续；

（二）为本部门档案工作提出建议，主动参加认为其中有属于归档范围文件材料的会议和活动；

（三）负责与学校档案馆之间的联系和沟通；

（四）负责归档案卷的保密工作。

第九条 严格按照《高等学校档案管理办法》要求，健全档案机构建设和人员配备。

档案工作人员（包括专职档案工作人员和各单位以做档案工作为主的兼职档案人员）属档案专业技术人员，列入学校事业编制。实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章 档案馆的性质和职能

第十条 依法治档是学校档案工作的根本原则，档案馆负责全校档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查。

第十一条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的信息中心，负责主管、保存全校党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等各类档案。

第十二条 档案馆的管理职责是：

（一）贯彻执行国家关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订全校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）编制各种检索工具，编研、出版档案史料，充分应用现代化手段，积极开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息体化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第四章 档案经费、库房与设施

第十三条 档案工作所需经费应列入学校年度预算，保证档案工作的需求。各单位应对本单位归档文件材料所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十四条 档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》并配置恒温、恒湿设备做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防泄密等标准要求；存放涉密档案应当设有专门库房；存放声像、电子等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存的安全。

第十五条 学校应当设立专项经费，有计划地为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆的建设。

第五章 档案管理

第十六条 学校档案应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：（一）党群类；（二）行政类；（三）学生类；（四）教学类；（五）科研类；（六）基本建设类；（七）仪器设备类；（八）产品生产类；（九）出版物类；（十）外事类；（十一）财会类。

第十七条 学校档案实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校从事招生、教学、科研、管理等各项活动中形成的各种载体、形式的文件材料，由各部门专、兼职档案工作人员及时整理和立卷，经本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十八条 档案馆应对档案进行整理、分类、鉴定和编号。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定、学校档案工作领导小组审议、登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十九条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十条 各部门应建立健全予立卷制度，强化建档工作，做到教学、科研、管理等每项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第二十一条 档案馆应根据国家有关规定，制定文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度并认真贯彻执行。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第二十二条 各单位在对科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆或本部门档案工作人员参加。各主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的项目不予验收、不得上报成果。

第二十三条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家标准执行。

第二十四条 归档时间：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年度寒假前归档；

（三）科研类档案在项目完成后2个月内归档；基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

（四）财会档案在会计年度终了后立卷，按档案馆的统一要求整理编目，暂由财会部门保管三年，期满后的次学年6月底前归档。

（五）人物类档案由本人整理后可随时归档。

第二十五条 档案库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立、健全库房管理制度。

第二十六条 档案馆应有专人负责档案统计工作，准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十七条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，对所保管的档案应定期进行检查，对已破损和字迹退色的档案，及时修复或复制。定期检查，消除隐患，遇有特殊情况，应立即报告学校领导，按领导的要求处理。

第六章 档案的利用与公布

第二十八条 学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

学校馆藏档案属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十九条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用我校已公布的档案，并可以摘录和复制（复制档案应由档案馆工作人员负责办理）。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。有关档案是否适宜公开利用存在疑问时提交鉴定小组鉴定，必要时提交学校档案工作领导小组审议。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护其合法权益。

第三十二条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十三条 档案馆是学校出具本校档案证明的唯一机构。

档案证明（含档案复制件、摘抄件等），须加盖“山东中医药大学档案证明专用章”，方为有效。

第三十四条 档案馆应设立专门的档案阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续、遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为利用者服务。

第三十五条 档案馆应当为校内和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收费。

第七章 奖励与处罚

第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十七条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（五）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第三十八条 学校各部门、各附属医院根据本办法制定管理细则。

第三十九条 本办法自发布之日起执行。原制定的学校档案管理办法同时废止。

第四十条 本办法由山东中医药大学档案馆负责解释。